فرم های ادارای چیست ؟

فرم هایی که در تمامی دستگاه های اداری با منظور خاص تهیه و توزیع شده است ، مانند فرم حکم استخدامی و فرم تقاضای مرخصی و ... فرم‌ های عمومی یک شرکت ، به آنها کمک می‌نماید تا حداقل اصول اولیه شرکت داری را رعایت نمایند و مدیران شرکت با تقسیم وظایف بین کارکنان مطابق چارت سازمانی و ایجاد نظم می‌توانند اهداف سازمانی را محقق نمایند. بسیاری از شرکت ‌ها به‌ منظور ایجاد نظم در دفتر شرکت ، نیاز به فرم‌ های اداری دارند که با به‌کارگیری این فرم‌ها هر یک از کارکنان بتوانند فعالیت‌های عمومی خود را به ‌صورت منظم اجرا نمایند .

1) رعایت حداقل‌ها در استانداردسازی کسب‌وکار
2) شفاف‌سازی فعالیت‌های کارکنان
3) مستندسازی فعالیت‌های انجام‌شده در شرکت

 دعوت به جلسه : اطلاع رسانی برگزاری زمان جلسات ، دستورات و پیش نیاز های جلسه از طریق این فرم ها برای اعضای جلسه یادآوری می شود .
 پرسشنامه استخدامی : از این فرم ها به منظور جذب و استخدام کارکنان و کارجویانی که متقاضی کار هستند استفاده می شود .
 درخواست مرخصی : جهت درخواست مرخصی کارکنان و بایگانی سوابق مربوط به آن فرم های درخواست مرخصی تکمیل می شود .
 درخواست ماموریت : به‌ منظور اعزام کارکنان جهت انجام ‌وظیفه مشخص ‌شده برای مدتی معین به محلی در داخل یا خارج کشور فرم درخواست مأموریت تکمیل می‌شود .
و دیگر مواردی به این شکل از فرم های عمومی استفاده میکنند .

فرم هایی خاص سازمان مشخص که بمنظور اهداف ویژه تدوین می شود مانند فرم پیگیری نامه و یا درخواست وام که به دو شکل دائم و موقت تهیه می شوند. فرم های اختصاصی به فرم هایی گفته می شود که در آن فقط طرح و خدمات شما درج شده باشد و این امکان وجود دارد که به هر شکل و نحوی که می خواهید آن را چاپ کنید. چاپ اختصاصی به این معنا نیست که حتما نتیجه خوبی خواهید گرفت .

1. هزینه فرم های اختصاصی در مقایسه با بسیار بالا می باشد و زملنی به صرفه است که در حجم بالا و با تنوع چاپ شو.د. در غیر این صورت مقرون به صرفه نیست.
2. در فرم های عمومی بین 7 تا 10 درصد دورریز وجود دارد زیرا این فرم ها در کنار هم قرار گرفته و برش می خورند در نتیجه امکان خطا وجود و خرذاب شدن فرم وجود دارد. در حالی که فرم های اختصاصی گاها ممکن است بیشتر از درخواست خروجی بدهد مثلا اگر هزار عدد سربرگ سفارش داده اید، بیشتر از این تعداد سربرگ دریافت کنید.
3. در تهیه فرم های اختصاصی امکان نظارت وجود دارد اما در فرم های عمومی چنین امکانی وجود ندارد.
4. در چاپ فرم های عمومی یک یا چند صفحه در کنار هم قرار گرفته و چاپ می شوند در صورتی که در فرم های اختصاصی فقط طرح و خواسته شما چاپ می شود، بنابراین دقت کار بالا می رود.
5. در چاپ فرم های عمومی محدودیت هایی مانند سایز، جنس و شکل وجود دارد اما در چاپ فرم های اختصاصی شما می توانید فرمتان را با هر شکل و جنسی سفارش بدهید.
6. در چاپ فرم های اختصاصی امکان تأیید رنگ پیش از چاپ وجود دارد و مشتری این حق را داراست که پیش از سفارش اصلی رنگ فرم ها را دیده و آن ها را تأیید کند ولی در چاپ فرم های عمومی چنین امکانی وجود ندارد.
7. در چاپ فرم های اختصاصی حتی اگر با یکسال فاصله هم تحویل گرفته شود دقیقا رنگ با سفارش تطابق دارد ولی درذ چاپ فرم های عمومی ممکن است حتی تا 15% تفاوت وجود داشته باشد.